BAGIAN-BAGIAN SURAT
A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat adalah kelompok kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas,
baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya
a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat
Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau unsur-unsur surat.Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:
a). Kepala surat atau kop surat
b). Nomor surat
c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat
d). Lampiran
e). Hal atau perihal
f). Alamat dalam atau alamat yang dituju
g). Salam pebuka
h). Isi surat
i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
l). Penanggung jawab surat dan
m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi.
2. Penulisan Bagian-bagian surat
a. Kepala Surat Atau Kop Surat
Dalam suratsurat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat.
Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan
dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.
Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:
1) Nama kantor, perusahaan atau organisasi
2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung
3) Nomor telepon
4) Nomor telex, faximile bila ada
5) Nama dan alamat kawat atau bila ada
6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada
7) Nama bankir
8) Macam usahanya
9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
10) Lambang atau logo
Penulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat serta
nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.
Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepala surat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan di atas tadi.
b. Pembukaan Surat
1) Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu didahului
dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat.
Nama kota atau tempat dapat ditulis:
1) Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat
2) Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.
3) Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor
cabang dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis
nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari kantor cabang.
Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap.
Contoh:
Bandung, 10 Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakai koma.
Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan tanggal adalah:
v Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.
v Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,
contoh: X-VIII-2003.
4) Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003.
5) Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003
Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintahan atau dinas swasta adalah:
1) Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas,
apakah itu sebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing
2) Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.
3) Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya ditulis di bawah kanan.
Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003
Kepala Dinas Pendidikan
Kegunaan tanggal surat adalah untuk:
1) Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.
2) Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.
3) Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepat atau lambat.
2) Cara penulisan nomor surat
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal.
Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan
masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh: 130/PST/V/03.
Ini berati
130 = nomor yang keseratus tiga puluh dari surat tersebut
PST = jenis atau sifat surat adalah surat pesanan Tekstil
V = bulan yang kelima atau Mei
03 = tahun 2003 surat dibuat.
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk:
1) Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
2) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
3) Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
4) Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.
5) Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun)
3. Cara penulisan lampiran surat
Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyai
kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan
kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:
v Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga
v Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca
perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.
Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:
1) Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan semua yang dilampirkan.
2) Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.
Bila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan, karena akan dijelaskan
pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi tanda garis.
Contoh:
Nomor :15/TGS/V/03 10 Agustus 2003
Lampiran : 2 helai kertas
Perihal : tugas mengajar
Bila tidak ada yang dilampirkan cukup digaris.
Contoh:
Lampiran : _
Kegunaan lampiran adalah:
1) Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
2) Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
3) Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.
4) Cara Penulisan Perihal atau Hal
Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-surat niaga, baiknya selalu
dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan:
v Intisari surat
v Poko-pokok penting isi surat.
v Maksud dan tujuan surat secara singkat.
Perihal berguna:
1) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.
2) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhannya.
Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca dan juga kurang etis.
Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukup mengetahui secara garis besar apa yang akan
dipermasalahkan dalam surat tersebut.
Contoh:
Nomor : 65 / DS-pnt / VI /03
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Perintah mebgikuti diklat
Cara- cara penulisan perihal:
1. Penulisan hal dalam surat-surat niaga terdiri dari
a) Sebelum penulisan alamat dalam yaitu diatas sebelah kiri,setelah lampiran
Contoh:
Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : perintah mebgikuti diklat
b) Setelah penulisan selesai alamat dalam yaitu diatas sebelum salam
pembuka sebelah kiri atau di tengah.
Contoh:
Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003
Lampiran :
Tang tehormat
Pimpinan .C.V melati
Jalan rahayu 20
Jakarta
Hal : Pesanan TV.
Dengan hormat
c) Setelah salam pembuka disebelah kiri atau ditengah, tetapi jarang yang memakai dan ditulis sesuai
dengan bentuk surat.
Contoh:
Dengan hormat
Hal : Pesanan TV
Penulisan Perihal pada surat dinas pemerintahan, biasanya diatas kiri setelah
lampiran dan jangan terlalu panjang, kemudian digaris bawahi bila terdiri dari
dua baris, hanya baris yang terakhir yang digaris bawahi.
Contoh:
Nomor : 10/DN/V/03
Lampiran :-
Hal : Panggilan Untuk Wawancara/tes
5. Alamat Dalam
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:
a) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya disesuaikan dengan bentuk surat.
b) Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakan alamat dalam.
Kegunana alamat dalam adalah:
a. Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.
b. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem
penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
c. Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama seseorang perlu
dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”.
Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka
pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepan nama seseorang,
tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.
Contoh:
v Yang terhormat Menteri Dalam Negeri
v Yang terhormat Dr. Rachman
v Yang terhormat PT. Dira
v Yang terhormat Jenderal Hartoyo
Dinas pos selalu menganjurkan agar penulisan alamat surat pada sampul hendaknya jelas dan lengkap
dengan memakai kode pos. Maksudnya supaya memudahkan penyerahan surat tersebut kepada penerima.
Beberapa contoh menulis alamat, baik alamat dalam maupun alamat luar.
a) Alamat yang di tujukan kepada perseorangan
Contoh:
Kepada (boleh dihilangkan), tinggal yang terhormatnya tulis dengan lengkap,jangan disingkat.
b) Alamat yang ditunjukan kepada jabatanya.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur PT. Marinda
Jalan Sumatra 40
BANDUNG
c) Alamat yang ditunjukan kepada nama perusahaan atau instansi tidak memakai yang terhormat.
Contoh:
Kepada yang terhormat
CV.BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
atau
CV BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
atau
Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
d) Alamat yang ditunjukan kepada pejabat pemerintah dan perusahaan swasta.
Contoh:
(Kepada)
Yang terhormat
Kepala Kantor Departemen Tenaga Kerja
Jalan Prapat 52
JAKARTA
e) Alamat yang ditujukan kepada pimpinan perusahaan swasta dan pejabat pemerintah.
Contoh:
(Kepada)
Yang terhormat
Direktur Utama
PT. MANDIRI
Jalan Kebayoran 10
JAKARTA
f) Penulisan alamat dengan memakai U.P.
U.P singkatan dari Untuk Perhatian, maksudnya adalah si pengirim memohon
suratnya mendapat perhatian yang seksama dari penerima dan cepat ditanggapi.
Contoh:
Yang terhormat
Direksi Bank Dagang Negara
U.P. Saudara Sukardiman, SH
Jalan Kebon Sirih 10
Jakarta
Yang terhormat
Direksi Bank Dagang Negara
Jalan Kebon Sirih 10
Jakarta
U.P. Saudara Sukardiman, SH
Direktur Perkreditan
g) Penulisan alamat yang ditunjukan kapada pemasang iklan atau pemilik PO. BOX memakai yang terhormat
Contoh:
Yang terhormat
Pemasangan iklan no 240 A
d atau a. Pikiran Rakyat
Jl. Asia Afrika No 150
Bandung
Yang terhormat
Pemilik P.O. BOX. 208 atau JKT
Jakarta Timur
h) Penulisan surat yang ditunjukan kepada nomor atau nomor PO.BOX, tidak didahulukan dengan yang terhormat.
Contoh:
Iklan Nomor 240 A
d/a. Pikiran Rakyat
Jalan Asia Afrika
Bandung
b) PO.BOX 280 atau JKT
Jakarta Timur
i) Penulisan alamat antara sesama pejabat dimana jabatannya setingkat.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur Jenderal Pembinaan
Dan Penempatan Tenaga Kerja
Departemen Tenaga Kerja
Jalan Jendral Gatot Subroto 51
JAKARTA
j) Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah kepada pejabat yang eselonnya lebih tinggi.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur Pejak Bumi dan Bangunan
Departemen Keuangan
Jalan Asia Afrika
Bandung
k) Penulisan alamat kepada pejabat yang esolannya lebih rendah.
Contoh:
Yang terhormat
Kepala Bidang Sekolah Menenganh Kejuruan
Bandung
6. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat penting untuk dicantumkan karena merupakan:
a) Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, dan
c) Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Tetapi dalam surat-surat dinas pemerintah, salam pembuka tidak perlu dipergunakan.
Karena dalam surat dinas pemerintah harus ada ketegasan,
contohnya surat keputusan.
Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan:
v Dengan hormat
v Tuan/Nyonya yang terhormat
Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti:
v Salam Takzim
v Salam Bahagia
v Salam Sejahtera
v Berkat Tuhan bersama kita
v Assalamualaikum wr.wb
c) Isi Surat Atau Batang Tubuh Surat
Isi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka,
isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.
1) Alinea pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya,
maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.
a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan - pertanyan, ataupun laporan,
serta permintaan.
(1) Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........
(2) Kami beritahuan bahwa ..............
(3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........
(4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........
(5) Perkenankan kami melaporkan tentang ..........
(6) Bersama ini kami lampirkan ...................
(7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........
Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini.
Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas
dan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.
b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.
(1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....... no ...........
(2) Berkenaan dengan saudara tanggal ......... nomor ..........
(3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal ........
(4) Membalas surat saudara tanggal ........ nomor .............
(5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal ......... no. ........
(6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal ...........
c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan
(1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. .... tentang ..........
(2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal ....... no. ........ maka dengan ini ........
(3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor ..pada tanggal ...........
2) Isi surat yang sesungguhnya
Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat.
Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar
mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa
dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah
dalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun,
sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan
kepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya.
b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.
c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik
d) Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.
e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.
f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca sesuai dengan peraturan.
g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.
3) Alinea penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:
a) Kesimpulan dari isi surat
b) Kunci dari isi surat
c) Penegasan dari isi surat
d) Tanda pembicaraan telah selesai.
Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.
Contoh-contoh alinea penutup.
a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.
c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.
d. Penutup
1) Salam Penutup
Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:
a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.
c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat.
Contoh:
v Hormat kami
v Salam sejahtera
v Wassalamu’alaikum
v Sembah sujud
v Salam takzim
Pada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup disebutan nama jabatan,
selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP (Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas.
Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis
dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.
2) Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.
Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu nama organisasi
atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan
apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat
maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.
3) Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.
Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah
dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat
yang tidak jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu
siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat
itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala
Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan keluar
masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang
berhubungan dengan produksi. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan
yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur
organisasi. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya
masing-masing.
Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang
bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan - bawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya
memakai istilah - istilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan
sebagainya. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (Nomor Induk
Pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut.
Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.
Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau
pemerintahan, baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang.
a) Dalam surat niaga:
1. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan.
Hormat kami
CV.Armico
Tanda tangan
Ir. H. Arsil Tanjung
Direktur
2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.
Hormat kami
PT Aman Sejahtera
Tanda tangan
Sulyana Kartika
Kepala Bagian Penjualan
3. Bila sebuah perusahaan memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah, dan selama
masalah itu belum selesai, maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu, dan harus
diberi tanda p.p. singkatan dari Perpro Curation, orang yang diberi kuasa oleh perusahaan.
Hormat kami
p.p. FT Andalas
Tanda tangan
Suryaman, SH
Pengacara
b) Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang
menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.
1. Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.
Direktur Jenderal Pembinaan dan
Penempatan Tenaga Kerja
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ............................
2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.
a.n. Menteri Keuangan R.I
Sekertaris Jenderal
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. .........................
3. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat
persetujuan Menteri.
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
a,n,b. Sekertaris Jenderal
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ......................
4) Cap surat atau stempel surat
Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah
surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikan
dengan selera perusahaan atau oraganisasi yang bersangkutan, ada cap segitiga, bulat, dan persegi empat.
Pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan tanda tangan.
5) Tembusan
Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) merupakan salinan-salinan surat yang dikirim kepada
pihak-pihak lain yang terkait denga isi surat. Tembusan ditulis di paling bawah sebelah kiri.
6) Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang
mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis
dengan huruf kapital, misalnya NS/SD.
Contoh:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………
…..
Mandra, SH
Direktur
M/SD/br
Keterangan:
M / SD / br
Mandra, SH = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
Supardi Damiri = Pengonsep
Bayu Rahmanto = Pengetik
DAFTAR PUSTAKA
http://www.scribd.com/doc/36150789/Bag-3-Bagian-Bagian-Surat
http://kanayasalitaareamuda.blogspot.com/2012/05/bagian-bagian-surat.html
A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat adalah kelompok kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas,
baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya
a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat
Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau unsur-unsur surat.Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:
a). Kepala surat atau kop surat
b). Nomor surat
c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat
d). Lampiran
e). Hal atau perihal
f). Alamat dalam atau alamat yang dituju
g). Salam pebuka
h). Isi surat
i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
l). Penanggung jawab surat dan
m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi.
2. Penulisan Bagian-bagian surat
a. Kepala Surat Atau Kop Surat
Dalam suratsurat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat.
Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan
dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.
Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:
1) Nama kantor, perusahaan atau organisasi
2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung
3) Nomor telepon
4) Nomor telex, faximile bila ada
5) Nama dan alamat kawat atau bila ada
6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada
7) Nama bankir
8) Macam usahanya
9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
10) Lambang atau logo
Penulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat serta
nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.
Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepala surat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan di atas tadi.
b. Pembukaan Surat
1) Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu didahului
dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat.
Nama kota atau tempat dapat ditulis:
1) Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat
2) Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.
3) Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor
cabang dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis
nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari kantor cabang.
Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap.
Contoh:
Bandung, 10 Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakai koma.
Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan tanggal adalah:
v Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.
v Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,
contoh: X-VIII-2003.
4) Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003.
5) Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003
Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintahan atau dinas swasta adalah:
1) Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas,
apakah itu sebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing
2) Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.
3) Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya ditulis di bawah kanan.
Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003
Kepala Dinas Pendidikan
Kegunaan tanggal surat adalah untuk:
1) Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.
2) Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.
3) Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepat atau lambat.
2) Cara penulisan nomor surat
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal.
Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan
masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh: 130/PST/V/03.
Ini berati
130 = nomor yang keseratus tiga puluh dari surat tersebut
PST = jenis atau sifat surat adalah surat pesanan Tekstil
V = bulan yang kelima atau Mei
03 = tahun 2003 surat dibuat.
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk:
1) Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
2) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
3) Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
4) Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.
5) Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun)
3. Cara penulisan lampiran surat
Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyai
kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan
kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:
v Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga
v Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca
perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.
Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:
1) Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan semua yang dilampirkan.
2) Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.
Bila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan, karena akan dijelaskan
pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi tanda garis.
Contoh:
Nomor :15/TGS/V/03 10 Agustus 2003
Lampiran : 2 helai kertas
Perihal : tugas mengajar
Bila tidak ada yang dilampirkan cukup digaris.
Contoh:
Lampiran : _
Kegunaan lampiran adalah:
1) Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
2) Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
3) Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.
4) Cara Penulisan Perihal atau Hal
Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-surat niaga, baiknya selalu
dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan:
v Intisari surat
v Poko-pokok penting isi surat.
v Maksud dan tujuan surat secara singkat.
Perihal berguna:
1) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.
2) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhannya.
Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca dan juga kurang etis.
Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukup mengetahui secara garis besar apa yang akan
dipermasalahkan dalam surat tersebut.
Contoh:
Nomor : 65 / DS-pnt / VI /03
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Perintah mebgikuti diklat
Cara- cara penulisan perihal:
1. Penulisan hal dalam surat-surat niaga terdiri dari
a) Sebelum penulisan alamat dalam yaitu diatas sebelah kiri,setelah lampiran
Contoh:
Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : perintah mebgikuti diklat
b) Setelah penulisan selesai alamat dalam yaitu diatas sebelum salam
pembuka sebelah kiri atau di tengah.
Contoh:
Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003
Lampiran :
Tang tehormat
Pimpinan .C.V melati
Jalan rahayu 20
Jakarta
Hal : Pesanan TV.
Dengan hormat
c) Setelah salam pembuka disebelah kiri atau ditengah, tetapi jarang yang memakai dan ditulis sesuai
dengan bentuk surat.
Contoh:
Dengan hormat
Hal : Pesanan TV
Penulisan Perihal pada surat dinas pemerintahan, biasanya diatas kiri setelah
lampiran dan jangan terlalu panjang, kemudian digaris bawahi bila terdiri dari
dua baris, hanya baris yang terakhir yang digaris bawahi.
Contoh:
Nomor : 10/DN/V/03
Lampiran :-
Hal : Panggilan Untuk Wawancara/tes
5. Alamat Dalam
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:
a) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya disesuaikan dengan bentuk surat.
b) Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakan alamat dalam.
Kegunana alamat dalam adalah:
a. Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.
b. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem
penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
c. Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama seseorang perlu
dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”.
Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka
pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepan nama seseorang,
tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.
Contoh:
v Yang terhormat Menteri Dalam Negeri
v Yang terhormat Dr. Rachman
v Yang terhormat PT. Dira
v Yang terhormat Jenderal Hartoyo
Dinas pos selalu menganjurkan agar penulisan alamat surat pada sampul hendaknya jelas dan lengkap
dengan memakai kode pos. Maksudnya supaya memudahkan penyerahan surat tersebut kepada penerima.
Beberapa contoh menulis alamat, baik alamat dalam maupun alamat luar.
a) Alamat yang di tujukan kepada perseorangan
Contoh:
Kepada (boleh dihilangkan), tinggal yang terhormatnya tulis dengan lengkap,jangan disingkat.
b) Alamat yang ditunjukan kepada jabatanya.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur PT. Marinda
Jalan Sumatra 40
BANDUNG
c) Alamat yang ditunjukan kepada nama perusahaan atau instansi tidak memakai yang terhormat.
Contoh:
Kepada yang terhormat
CV.BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
atau
CV BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
atau
Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
d) Alamat yang ditunjukan kepada pejabat pemerintah dan perusahaan swasta.
Contoh:
(Kepada)
Yang terhormat
Kepala Kantor Departemen Tenaga Kerja
Jalan Prapat 52
JAKARTA
e) Alamat yang ditujukan kepada pimpinan perusahaan swasta dan pejabat pemerintah.
Contoh:
(Kepada)
Yang terhormat
Direktur Utama
PT. MANDIRI
Jalan Kebayoran 10
JAKARTA
f) Penulisan alamat dengan memakai U.P.
U.P singkatan dari Untuk Perhatian, maksudnya adalah si pengirim memohon
suratnya mendapat perhatian yang seksama dari penerima dan cepat ditanggapi.
Contoh:
Yang terhormat
Direksi Bank Dagang Negara
U.P. Saudara Sukardiman, SH
Jalan Kebon Sirih 10
Jakarta
Yang terhormat
Direksi Bank Dagang Negara
Jalan Kebon Sirih 10
Jakarta
U.P. Saudara Sukardiman, SH
Direktur Perkreditan
g) Penulisan alamat yang ditunjukan kapada pemasang iklan atau pemilik PO. BOX memakai yang terhormat
Contoh:
Yang terhormat
Pemasangan iklan no 240 A
d atau a. Pikiran Rakyat
Jl. Asia Afrika No 150
Bandung
Yang terhormat
Pemilik P.O. BOX. 208 atau JKT
Jakarta Timur
h) Penulisan surat yang ditunjukan kepada nomor atau nomor PO.BOX, tidak didahulukan dengan yang terhormat.
Contoh:
Iklan Nomor 240 A
d/a. Pikiran Rakyat
Jalan Asia Afrika
Bandung
b) PO.BOX 280 atau JKT
Jakarta Timur
i) Penulisan alamat antara sesama pejabat dimana jabatannya setingkat.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur Jenderal Pembinaan
Dan Penempatan Tenaga Kerja
Departemen Tenaga Kerja
Jalan Jendral Gatot Subroto 51
JAKARTA
j) Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah kepada pejabat yang eselonnya lebih tinggi.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur Pejak Bumi dan Bangunan
Departemen Keuangan
Jalan Asia Afrika
Bandung
k) Penulisan alamat kepada pejabat yang esolannya lebih rendah.
Contoh:
Yang terhormat
Kepala Bidang Sekolah Menenganh Kejuruan
Bandung
6. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat penting untuk dicantumkan karena merupakan:
a) Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, dan
c) Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Tetapi dalam surat-surat dinas pemerintah, salam pembuka tidak perlu dipergunakan.
Karena dalam surat dinas pemerintah harus ada ketegasan,
contohnya surat keputusan.
Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan:
v Dengan hormat
v Tuan/Nyonya yang terhormat
Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti:
v Salam Takzim
v Salam Bahagia
v Salam Sejahtera
v Berkat Tuhan bersama kita
v Assalamualaikum wr.wb
c) Isi Surat Atau Batang Tubuh Surat
Isi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka,
isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.
1) Alinea pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya,
maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.
a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan - pertanyan, ataupun laporan,
serta permintaan.
(1) Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........
(2) Kami beritahuan bahwa ..............
(3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........
(4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........
(5) Perkenankan kami melaporkan tentang ..........
(6) Bersama ini kami lampirkan ...................
(7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........
Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini.
Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas
dan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.
b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.
(1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....... no ...........
(2) Berkenaan dengan saudara tanggal ......... nomor ..........
(3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal ........
(4) Membalas surat saudara tanggal ........ nomor .............
(5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal ......... no. ........
(6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal ...........
c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan
(1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. .... tentang ..........
(2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal ....... no. ........ maka dengan ini ........
(3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor ..pada tanggal ...........
2) Isi surat yang sesungguhnya
Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat.
Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar
mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa
dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah
dalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun,
sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan
kepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya.
b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.
c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik
d) Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.
e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.
f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca sesuai dengan peraturan.
g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.
3) Alinea penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:
a) Kesimpulan dari isi surat
b) Kunci dari isi surat
c) Penegasan dari isi surat
d) Tanda pembicaraan telah selesai.
Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.
Contoh-contoh alinea penutup.
a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.
c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.
d. Penutup
1) Salam Penutup
Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:
a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.
c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat.
Contoh:
v Hormat kami
v Salam sejahtera
v Wassalamu’alaikum
v Sembah sujud
v Salam takzim
Pada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup disebutan nama jabatan,
selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP (Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas.
Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis
dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.
2) Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.
Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu nama organisasi
atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan
apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat
maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.
3) Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.
Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah
dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat
yang tidak jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu
siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat
itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala
Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan keluar
masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang
berhubungan dengan produksi. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan
yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur
organisasi. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya
masing-masing.
Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang
bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan - bawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya
memakai istilah - istilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan
sebagainya. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (Nomor Induk
Pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut.
Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.
Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau
pemerintahan, baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang.
a) Dalam surat niaga:
1. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan.
Hormat kami
CV.Armico
Tanda tangan
Ir. H. Arsil Tanjung
Direktur
2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.
Hormat kami
PT Aman Sejahtera
Tanda tangan
Sulyana Kartika
Kepala Bagian Penjualan
3. Bila sebuah perusahaan memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah, dan selama
masalah itu belum selesai, maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu, dan harus
diberi tanda p.p. singkatan dari Perpro Curation, orang yang diberi kuasa oleh perusahaan.
Hormat kami
p.p. FT Andalas
Tanda tangan
Suryaman, SH
Pengacara
b) Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang
menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.
1. Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.
Direktur Jenderal Pembinaan dan
Penempatan Tenaga Kerja
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ............................
2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.
a.n. Menteri Keuangan R.I
Sekertaris Jenderal
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. .........................
3. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat
persetujuan Menteri.
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
a,n,b. Sekertaris Jenderal
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ......................
4) Cap surat atau stempel surat
Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah
surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikan
dengan selera perusahaan atau oraganisasi yang bersangkutan, ada cap segitiga, bulat, dan persegi empat.
Pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan tanda tangan.
5) Tembusan
Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) merupakan salinan-salinan surat yang dikirim kepada
pihak-pihak lain yang terkait denga isi surat. Tembusan ditulis di paling bawah sebelah kiri.
6) Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang
mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis
dengan huruf kapital, misalnya NS/SD.
Contoh:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………
…..
Mandra, SH
Direktur
M/SD/br
Keterangan:
M / SD / br
Mandra, SH = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
Supardi Damiri = Pengonsep
Bayu Rahmanto = Pengetik
DAFTAR PUSTAKA
http://www.scribd.com/doc/36150789/Bag-3-Bagian-Bagian-Surat
http://kanayasalitaareamuda.blogspot.com/2012/05/bagian-bagian-surat.html
